Etiska regler

ETISKA REGLER FÖR INKASSOVERKSAMHET
Föreningen Svensk Inkasso har till ändamål att verka för tillförlitlighet och respektabilitet inom inkassoverksamhet och att tillse att inkassoverksamhet utvecklas efter sunda principer samt att god inkassosed upprätthålls. Dessa etiska regler har antagits och skall åtföljas av alla medlemmar.

1. Grundläggande bestämmelser och riktlinjer för inkassoverksamheten
Medlem i föreningen är skyldig att följa:

  • lag och förordning om inkasso och inkassoverksamhet
  • myndigheters och domstolars föreskrifter, beslut och domar
  • av föreningen antagna etikregler
  • föreningsbeslut av årsmöte, styrelse eller branschnämnd

2. Medlemmars uppträdande, utbildningskrav och ansvarsförsäkring
Medlem skall uppträda korrekt och sakligt i samtliga kontakter med allmänhet, myndigheter, uppdragsgivare och gäldenärer.
Medlem skall hålla god ordning i inkassoverksamheten, innefattande bl a att det är lätt att sätta sig i kontakt med medlemmen under dagtid. Frågor skall besvaras utan dröjsmål. Om sakfrågor inte kan besvaras utan dröjsmål skall besked lämnas om detta samt om när sådant besked kan lämnas.
Medlem är skyldig att sin verksamhet tillse att den eller de personer som ansvarar för inkassoverksamheten äger sakkunskap och omdömesgillhet. Handläggande personal skall ha genomgått adekvat utbildning och upprätthålla en hög kunskapsnivå inom inkassoområdet.
Medlem skall tillse att inkassoverksamheten är ekonomiskt stabil. I medlems balansräkning ursprungligen upptaget aktiekapital får ej förbrukas till någon del. Medlem skall vinnlägga sig om att inte för egen del ådraga sig betalningsanmärkning. Om detta ändå skulle ske skall verksamma åtgärder vidtas i syfte att förhindra upprepning.
Medlem skall teckna och vidmakthålla sådan ansvarsförsäkring som kan erfordras för att täcka eventuella ersättningskrav från uppdragsgivare eller gäldenär. Föreningen eller dess styrelse äger utfärda närmare bestämmelser om försäkringens omfattning och beloppsgränser.

3. Förhållandet till uppdragsgivare
Medlem skall inte åtaga sig inkassouppdrag om det finns anledning att anta att uppdragsgivarens fordring är sådan att indrivningen inte kommer att kunna ske i enlighet med god inkassosed, eller om det finns anledning att tro att uppdragsgivaren inte lämnat gäldenären möjlighet att framföra klagomål eller göra gällande reklamationsrätt.

Medlem skall informera uppdragsgivare om sådant förhållande som enligt ovan medför att Medlemmen inte kan åtaga sig inkassouppdraget. Medlem skall frånträda redan mottaget uppdrag om sådan omständighet senare uppdagas som skulle ha medfört att uppdraget avböjts om förhållandet varit känt innan uppdraget accepterades. Medlem skall tydligt till uppdragsgivaren klargöra de villkor och kostnader som gäller för mottagna inkassouppdrag. Vid utförande av mottaget uppdrag skall medlem tillvarata uppdragsgivarens intressen. Medlem får inte obehörigen röja uppgifter om uppdragsgivarens affärs- eller verksamhetsförhållanden.

Medlem skall meddela uppdragsgivaren om sådana fel och brister som påtalas av gäldenär och medverka till att gäldenären ges möjlighet att framställa reklamationer och klagomål till uppdragsgivaren. Medlem skall också upplysa uppdragsgivaren om att denne till medlemmen skall lämna information om sådana invändningar som gäldenären riktat direkt till uppdragsgivaren, oavsett när i tiden invändningen inkommit, liksom att uppdragsgivare till medlemmen genast skall rapportera förändringar i skuldförhållandet och sådana inbetalningar som gäldenären gör direkt till denne.

4. Förhållandet till gäldenärer
Medlem får inte utöva otillbörlig påtryckning mot gäldenär och heller inte vilseleda gäldenär genom att lämna uppgifter om sak- eller rättsförhållande som medlemmen vet är oriktiga.
Medlem får inte obehörigen röja eller utnyttja vad som erfarits i inkassoverksamhet om gäldenärens personliga förhållanden eller om dennes yrkes- eller affärsverksamhet.

5. Förhållandet till andra medlemmar
Medlem skall visa hänsyn och tillmötesgående mot annan medlem; allt inom ramen för god sed i näringslivet.

6. Utbildning
Medlem skall tillse att handläggande personal genomgår utbildning och fortbildning i på inkassoområdet relevanta frågor. Närmare bestämmelser om krav på examen m.m. kan uppställas av föreningen eller dess styrelse.

7. Tillsyn och regelefterlevnad
Tillämpningen av dessa etiska regler prövas av föreningens styrelse eller av Föreningen Svensk Inkassos branschnämnd – Inkassonämnden – om sådan inrättas.

FÖRENINGEN SVENSK INKASSO
Regler för förvaltning av inkasserade medel, uppdragsgivares värdehandlingar samt om bokföring i inkassoverksamhet
Klientmedel (Inkasserade medel)

Medel som inkasserats för annans räkning skall avskiljas utan dröjsmål.
Avskiljandet skall ske genom insättande på räkning i bank- eller plusgirokonto. Bank- eller plusgiroräkning skall (om inte annat är stadgat i lag) vara öppnad i uppdragsgivarens namn om det är lämpligt.
Avskiljande kan också ske genom insättande på ett i medlemmens namn öppnat bank- eller Plusgirokonto om dess beteckning tydligt visar att innestående medel utgör klientmedel eller för annan inkasserade medel. På sådant bank- eller Plusgirokonto som är avsett för klientmedel får endast sådana medel innestå. På sådant konto får innestå medel som tillhör en eller flera uppdragsgivare.

Klientmedel får användas för utbetalningar till uppdragsgivaren eller för dennes räkning samt för täckande av dennes utlägg som medlemmen haft för uppdragsgivaren och arvode som debiteras uppdragsgivaren i räkning eller redovisning som tillställs denne. Uttag får göras endast för de ändamål som angivits. Om medel innestår som tillhör flera uppdragsgivare får för envar av dem endast uttagas vad som innestår för honom.

Värdehandlingar
Uppdragstagares värdehandlingar som omhändertas av medlem i dennes inkassoverksamhet skall hållas avskilda från egna sådana handlingar. Värdehandlingarna skall förvaras på ett betryggande sätt.

Bokföring och revision
Medlem skall föra sina räkenskaper i enlighet med god redovisningssed och med beaktande av vad som föreskrivits i dessa regler.
Medlem är skyldig att i dagboken föra ett särskilt, endast för klientmedel avsett konto (klientmedelskonto). Detta konto skall krediteras alla av medlemmen mottagna klientmedel.
Klientmedelskonto får inte debiteras andra belopp än:
1. utbetalningar av klientmedel till klienten eller för dennes räkning
2. klientmedel, som medlemmen tillgodogör sig för täckande av utlägg, som han haft för uppdragsgivaren, samt
3. klientmedel, som medlemmen tillgodogör sig såsom arvode i enlighet med räkning eller redovisning eller annan därmed likvärdig skriftlig handling, som tillställts uppdragsgivaren.
I bokföringen skall finnas särskilda konton för de bank- och Plusgirokonton, på vilka mottagna klientmedel hålles avskilda.
I årsbokslutets balansräkning, eller not, skall klientmedel redovisas som särskild post bland såväl tillgångar som skulder.
Medlem skall tillse att det utses auktoriserad eller godkänd revisor med uppgift att utföra revision i enlighet med god revisionssed och utfärda intyg om att bokföringen sker enligt lag och dessa regler samt att bestämmelserna i reglerna även i övrigt iakttagits (revisionsberättelse).
Inom sex månader efter utgången av varje räkenskapsår skall medlem till föreningens kansli insända årsredovisning och revisionsberättelse enligt ovan.
Inkommer inte nämnda handlingar inom angiven tid har styrelsen rätt att utse auktoriserad eller godkänd revisor att på medlemmens bekostnad utföra revision enligt ovan och att avge intyg därom till styrelsen.
Inom samma tid skall medlemmen till föreningens kansli insända ett av auktoriserad eller godkänd revisor intyg enligt följande.

”Intyg för ……………………

avseende medlemmens förvaltning av inkasserade medel för räkenskapsåret ….., och dess överensstämmelse med föreningen Svensk Inkassos regler för förvaltning av inkasserade medel, uppdragsgivares värdehandlingar samt om bokföring i inkassoverksamhet.

För att bedöma om nämnda regler efterföljts har jag/vi granskat medlemmens redovisning och andra handlingar som lämnar upplysningar om företagets ekonomi och förvaltning samt i övrigt vidtagit de granskningsåtgärder jag/vi funnit erforderliga.

Någon anledning till anmärkning med utgångspunkt från de nämnda reglerna föreligger inte.

Ort och datum

Undertecknande och namnförtydligande”

Vid anmärkning utbytes sista stycket och ersätts med de anmärkningar som granskningen föranleder.
(Texten kan infogas i sedvanlig revisionsberättelse).

Styrelsen för föreningen Svensk Inkasso får förordna om granskning av medlems förvaltning och bokföring av inkasserade medel. Sådan granskning skall utföras av sådan godkänd/auktoriserad revisor som styrelsen utser. Medlem är skyldig att tillhandahålla räkenskaper och andra handlingar som bedöms nödvändiga för ändamålet. Vad som erfares vid sådan granskning får yppas till annan endast om granskningen leder till anmärkning.

Medlem är skyldig att till föreningens kansli uppge räkenskapsår och förändring därav.