Bristande rutiner för identitetskontroll

Diarienr: 365/2022

Anmälare: En juridisk person
Inkassobolag: Fortnox Finans AB
Frågeställningar: Bristande rutiner för identitetskontroll 

Anmälarens uppgifer

Fortnox Finans AB (”Fortnox”) har skickat åtta inkassokrav till anmälaren som är ett aktiebolag. Anmälaren nyttjar inte fordringsägarens tjänster.

Vid granskning av kravbreven har bolagets namn angetts felaktigt. Vid kontakt med Fortnox har framkommit att deras kund gjort ett misstag. Fortnox har dock inte tagit ansvar för att inkassokraven skickats till fel bolag. Anmälaren anser att Fortnox är skyldiga att förhindra att misstag och/eller bedrägeriförsök sker samt att det utgör ett integritetsbrott och ett hemfridsbrott att skicka åtta inkassokrav till fel bolag.

Att Fortnox möjliggör för vem som helst att, utan tillräckliga kontroller, skicka ut inkassokrav med Fortnox varumärke utgör inte god inkassosed.

Anmälaren önskar bli kompenserad för besväret och obehaget Fortnox orsakat.

Inkassobolagets uppgifter

Fortnox tillhandahåller fakturaservice. Genom tjänsten har kunder möjlighet att själva skicka fakturor till sina gäldenärer. Fortnox hjälper därefter till med att skicka ut påminnelser och vidta inkassoåtgärder om betalning uteblir.

I förevarande fall har en kund använt tjänsten och själv skickat ut sina fakturor. Påminnelser har därefter skickats. Fakturor och påminnelser har skickats till en annan adress än anmälarens företagsadress.

Innan inkassokraven har skickats har Fortnox inhämtat gäldenärens registrerade adress baserat på det organisationsnummer som kunden uppgett. Kunden har olyckligtvis uppgett fel organisationsnummer varför kraven har skickats till fel företag.

Fortnox har förlitat sig på det organisationsnummer som kunden lämnat när inkassokravet skickades ut. För att säkerställa gäldenärens identitet, namn samt adress innan inkassokrav skickas åligger det kunden att förse Fortnox med organisationsnummer. Fortnox gör inte egna sökningar å kundens vägnar.

Anmälaren och den verkliga gäldenärens företagsnamn har likheter då de båda innehåller samma engelska ord. Fortnox har inte funnit det påkallat att genomföra en fördjupad undersökning av gäldenärens identitet utan har utgått från att det av kunden uppgivna organisationsnumret har varit korrekt. Att kunden vid fakturering angett ett annat företagsnamn förändrar inte bedömningen då det är vanligt att populärnamn används.

Fortnox har implementerat ytterligare kontroller. Numer sker en automatisk avstämning som uppmärksammar kunder om det föreligger betydande avvikelser mellan tidigare använt namn och registrerat namn för att minska risken för att krav skickas till fel gäldenär i framtiden.

Efter kontakt från anmälaren har Fortnox vidtagit åtgärder för att klarlägga förhållandena och har stoppat vidare kravåtgärder innan ytterligare inkassoåtgärd hunnit vidtas.

Inkassonämndens bedömning

Inkassonämnden har att uttala sig om god etik i inkassoverksamhet. Anmälaren har begärt skadestånd i anledning av vad som inträffat. Inkassonämnden saknar emellertid behörighet att uttala sig i frågor om skadestånd och avvisar anmälan i denna del.

I förevarande fall har Fortnox, som det får förstås, tillhandahållit en påminnelsetjänst samt en tjänst för avsändande av inkassokrav avseende obetalda fordringar. Av IMY:s allmänna råd vid tillämpning av inkassolagen (s. 17) framgår att ett inkassobolag, för att förhindra att gäldenärer förväxlas, bör tillämpa fungerande rutiner för identitetskontroll. Kontrollen bör vara noggrann och endast utföras av personal som har upplysts om kontrollens betydelse. Om det är påkallat, till exempel vid misstanke om felaktig identitet, bör inkassobolaget kontrollera gäldenärens identitet innan inkassoåtgärder vidtas. En sådan utredning bör bedrivas mycket skyndsamt.

Borgenären bör ge sitt inkassoombud korrekta uppgifter om gäldenärens identitet (IMY:s allmänna råd s 17). Inkassonämnden har i ett tidigare uttalande angett att inkassobolag i många fall kan förlita sig på borgenärens lämnade uppgifter (se nämndens uttalande i dnr 313/2021 och 331/2022). Denna rätt är dock inte utan undantag. Inkassobolag har en skyldighet att genom interna rutiner, kontroller och genom avtal med fordringsägarna försäkra sig om att fordringsägare inte lämnar vidare fordringar som inte är lagligen grundade eller som annars framstår som obefogade. Det utgör inte god etik i inkassoverksamhet att utsända inkassokrav för en borgenärs räkning utan att åtminstone någon sådan kontroll görs.

Fortnox har inte angivit vilka kontrollåtgärder de vidtagit för att säkerställa gäldenärens identitet innan de avsänt de aktuella kravbreven, men har angivit att de inte gör ”egna sökningar å kundens vägnar”. Som det får förstås lämnar Fortnox ansvaret att utreda gäldenärens identitet till sina kunder. Fortnox är ansvarig för de inkassoåtgärder de vidtar för borgenärers räkning och bör därför inte låta sina kunder fritt använda deras system för att vidta inkassoåtgärder i Fortnox namn.

Fortnox har uppgivit att de tagit emot motstridiga uppgifter avseende gäldenärens firma och adress då betalningspåminnelserna hade skickats till en annan adress än den som inkassokraven skulle skickas till. Inkassonämnden anser att Fortnox i anledning av att uppgifterna inte stämde överens borde ha vänt sig till fordringsägaren för utredning av gäldenärens identitet (se IMY:s allmänna råd s. 18). Vid en närmare kontroll av fordringsförhållandet samt underlaget borde det ha uppdagats att fordringsägaren angivit ett felaktigt organisationsnummer. Inkassonämnden anser därför att Fortnox handläggning i denna del står i strid med god etik i inkassoverksamhet.

Med detta uttalande avslutar nämnden handläggningen av ärendet.

I uttalandet har deltagit: Sven Johannisson, Charlotte Strandberg, Emma Berglund Uväng, Per Holmgren och Pierre Gyllner